Los 4 principales retos de liderar un equipo de trabajo a distancia

Habías logrado entender a tu equipo. Sus valores, sus necesidades y sus talentos. Todos trabajaban en sincronía y lograban sus objetivos particulares traduciendo eso en un éxito general, pero el 2020 llegó y las reglas del juego cambiaron. Ahora te enfrentas a la tarea de motivarlos por medio de una pantalla y a través de llamadas telefónicas o videollamadas. Si te encuentras en esa disyuntiva, déjanos decirte que podemos ayudarte. En esta entrada abordaremos todos los desafíos que se presentan a la hora de dirigir un equipo y los problemas que se hacen presentes al trabajar a distancia, desde las dificultades que atraviesa la cabeza del equipo y su forma de lidiar con ellas hasta los problemas más comunes que surgen dentro de los equipos de teletrabajo.

¿Cuáles son los retos de todo equipo de trabajo?

Tenemos que empezar por dejarlo claro: un equipo que funcionaba bien dentro de una oficina probablemente funcionará bien trabajando a distancia. Si no es el caso de tu equipo de trabajo y en este momento la organización se encuentra patas arriba, nos vemos en la obligación de comunicarte que la tecnología no tuvo nada que ver, la falta de organización es un factor humano. Pero no todas son malas noticias, porque esto podría deberse a alguna de las barreras que te mencionaremos a continuación.

Los 4 grandes enemigos de todo equipo de trabajo

Existen cuatro clases de distancia laboral que aplican de igual forma en todos los esquemas de organización:

• Física: la distancia que separa a los colaboradores al momento de realizar sus tareas.
• Operacional: qué tan conscientes y comprometidos están los integrantes de un equipo con los objetivos a alcanzar.
• De afinidad: la compatibilidad entre los participantes en una tarea y la empatía existente entre ellos.
• Y tecnológica: qué tan capacitados están en el uso de las tecnologías que se requieren para llevar a cabo sus tareas.

Como puedes ver, tres de estas distancias son circunstanciales y no dependen en ninguna forma de la cercanía física que existe entre colaboradores. Probablemente más de una vez distinguiste alguna de estas distancias dentro de un esquema de trabajo físico o incluso estás distinguiéndolas ahora en tu propio equipo de trabajo. Pero ojo: la distancia física sí influye sobre estas otras distancias e incluso puede evidenciar fallas en el equipo que no se notaban a simple vista. ¿Cuáles son los principales factores que ocasionan esta influencia?

La cercanía

Los canales de comunicación tradicionales como pláticas de persona a persona, conversaciones de pasillo y reuniones en salas de juntas se vuelven imposibles y la revisión y supervisión de tareas se realizan todas por mail, chat o videollamada. Esto se ve reflejado en una falta de comunicación bastante más notable en comparación con el trabajo físico.

La confianza ciega

Para muchos líderes, la confianza en su equipo de trabajo anteriormente se traducía en una vigilancia cercana y exhaustiva de las tareas que cada colaborador realizaba. Si era necesario perseguir el cumplimiento de sus tareas, bajo este nuevo esquema de trabajo es posible que la productividad se vea disminuida, debido a que los integrantes del equipo no tienen ningún hábito de autodisciplina. Para el home office se vuelve necesaria una confianza mayor en el trabajo de sus integrantes, en comparación con la que un líder en un equipo de trabajo convencional tendría. Por lo mismo, la motivación, las técnicas de autodisciplina en cada persona y la búsqueda mutua de objetivos deben estar completamente alineados para un correcto funcionamiento.

Diferentes escenarios personales

A diferencia de la oficina en donde el espacio de trabajo es igual para todos, en el trabajo a distancia cada persona tiene un escenario completamente distinto con el cual lidiar, lo que se traduce para el líder en una dificultad para entender la situación por la que cada colaborador atraviesa en su día a día.

Las barreras tecnológicas

Aunque no es el caso en todas las organizaciones, los problemas por las tecnologías que se requieren para llevar a cabo una tarea varían enormemente dependiendo de las herramientas con las que el trabajador cuenta para llevar a cabo sus funciones. Esto se ve más afectado aún si tus colaboradores no tienen una capacitación adecuada en el uso de estas tecnologías y, por ejemplo, dependían de alguna otra persona para despejar sus dudas al momento de realizar sus funciones.

Eliminando las brechas

Debido a que la distancia física será un factor permanente en un equipo de teletrabajo, el principal reto de todo líder bajo este esquema de empleo es eliminar la distancia operacional y tecnológica y trabajar en conjunto para disminuir al máximo posible la distancia de afinidad. Esto se logra a partir de una comunicación frecuente con cada integrante del equipo.

¿Qué se necesita para atacar el problema?

Buenas habilidades de comunicación, instrucciones concisas, confianza en tu equipo, sensibilidad hacia los colaboradores e inteligencia emocional son claves para poder desenvolverte en un entorno virtual y liderar un equipo a distancia exitoso. Una buena forma de comenzar a atacar el problema es tomar un curso que te acerque al conocimiento de ti mismo como líder y que te muestre tus límites de comportamiento y tus barreras de pensamiento. Ahora, los pasos para poder generar un equipo que funcione bien bajo un esquema de home office pueden variar, dependiendo de las características y circunstancias de cada equipo en particular, sin embargo, siempre estarán enfocadas en acortar las distancias anteriormente mencionadas.

Establece reglas y vuélvete ejemplo de ellas

Como líder, serás ejemplo de comportamiento para tus compañeros. Por lo mismo, establecer reglas claras será sólo el primer paso para llevar a tu equipo a un funcionamiento óptimo. El segundo paso debe ser seguir esas reglas propuestas. “La gente hace lo que ve que su líder hace, no lo que dice”.

Domando las tecnologías

Es importante que tus subordinados tengan una confianza plena para comunicar contigo cualquier dificultad que puedan tener en el cumplimiento de sus tareas. Si tus colaboradores se sienten reacios de compartir su falta de conocimientos acerca de una tecnología esencial, se vuelve mucho más probable una falla eventual. Lo mejor es prevenir y capacitarlos antes, durante y después de la tarea para la cual necesitan hacer uso de una tecnología específica. ¿Por qué no anunciar un nuevo proyecto regalando un curso que tenga algún valor profesional y que sea necesario para poder llevar a cabo la tarea? No sólo estarás tomando al toro por los cuernos con la distancia tecnológica, sino que también ganarás puntos para disminuir la distancia de afinidad.

Determina un canal de conversación

La mejor forma de lograr una sincronía entre tus colaboradores es acordar cuáles son los medios por los cuáles fluirá la comunicación y las reglas que éstos tienen. Prioriza medios de comunicación cálidos por encima de los medios fríos.

Aunque la comunicación más cálida se establece por medio de una plática de persona a persona, los medios bajo los cuales tu voz y tu cara se escuchan o se ven se consideran medios cálidos y tienen mayor jerarquía para lograr una comunicación eficaz que el texto en correos o servicios de mensajería escritos.

No monitorees lo que hacen, evalúa lo que producen

Como líder tu trabajo deberá ser guiar a todos los integrantes de tu equipo hacia un objetivo colectivo. Lo más recomendable es otorgarles libertad dentro de su horario de trabajo y establecer una fecha límite de cumplimiento para el objetivo particular de cada integrante. Una vez entregados los resultados, evaluarlos y proceder a las mejoras pertinentes a través de la retroalimentación hasta que todos trabajen acorde a tus métodos y expectativas.

La regla 30/30

El 30% de tu esfuerzo deberá estar enfocado en mejorar un 30% el espacio en el que tus compañeros de trabajo se desempeñan. Esto logrará que el equipo en un periodo corto de tiempo alcance el punto máximo de operación, es decir, su nivel más alto de productividad.

Asigna tiempos de esparcimiento, convivencia y retroalimentación

Las diferencias de opiniones y rencillas entre compañeros de trabajo serán comunes al momento de realizar tareas que conlleven alguna clase de estrés, por lo que establecer una hora a la semana de videochat o llamada con el único objetivo de que los integrantes de tu equipo puedan charlar entre sí y dar su opinión sobre la forma en la que se llevan a cabo las tareas será bastante productiva en un mediano y largo plazo. A esto añade el rol de escucha pasiva para poder ver la forma en que los integrantes de tu equipo conviven entre sí. La distancia de afinidad que pudiera existir entre compañeros de equipo se verá disminuida de forma casi inmediata. ¿Por qué no reforzar esto con alguna actividad compartida para fortalecer los vínculos?

Una vez que aprendas a diferenciar los tipos de distancia que gobiernan sobre el mal desempeño de tu equipo de trabajo, podrás lidiar mejor con las dificultades que se presenten a la hora de trabajar y tu equipo se encontrará en su mejor punto para desempeñar sus tareas.